انتقاد استاندارقم ازشیوه جلسات صحیح است

صبای قم
دی ۱۰, ۱۳۹۴
فوران عشق به خدمت در شورای شهر قم
دی ۱۲, ۱۳۹۴

انتقاد استاندارقم ازشیوه جلسات صحیح است

index

انتقاداستاندارقم از شیوه برگزاری جلسات اداری استان بجا وامید بخش است.

 تقریبا نمی‌توان کارمندی را پیدا کرد که از جلسات کاری متنفر نباشد؛ بنابراین اگر قرار باشد جلسه کاری برگزار شود، بهتر است مواردی را که سبب دلزدگی و خستگی مدیران وکارمندان از این‌گونه جلسات می‌شود،رابشناسیم تا جلسات منظم‌تر و پویاتر برگزار شود.احتمال زیاد شما هم از جلسات کاری متنفرید؛ همکارانتان هم قطعا مثل شما از اینگونه جلسات بیزارند. اما هرچقدر هم درباره این جلسات کاری غرولند کنید، این جلسات رسمی و تشریفاتی جزء لاینفک زندگی شغلی در بسیاری از ادارات و شرکت هاست حتی اگر طبق نظرسنجی انجام گرفته توسط مایکروسافت ۷۱ درصد از آمریکایی‌ها هم اذعان کنند که بسیاری از جلسات کاری بی‌حاصل هستند، بازهم شاهد برگزاری این‌گونه جلسات در ادارات هستیم. بنابرین بهتر است مدیران عالی تدابیری اتخاذ نمایند که جلسات اداری با دستورکار مشخص وبا آمادگی قبلی برگزارشود تا نتایج قابل قبولی را در بر داشته باشد.

جلسات مدیران اگر خوب مدیریت شودراهی است برای خلق ایده ها، توضیح و تفصیل افکار و اداره موثرفعالیت های گروهی اما اگراین جلسات با آمادگی قبلی و رعایت اصول مدیریت صحیح نباشد، نتیجه عکس دارد وباعث اتلاف وقت وموجب کاهش بهره وری وبی انگیزگی در سازمان وکارکنان می شود.

اگر استاندارقم شجاعانه از شیوه اداره جلسات استان وعدم مشارکت سازنده همه مدیران انتقادمی کنند باید این موضوع را به فال نیک گرفت چرا که قبول مشکل زمینه چاره اندیشی برای افزایش بهره وری را در مدیریت استان فراهم می سازد.

توجه به مهارتهای گفتگو و ارتباط موثردرجلسات اداری ضامن موفقیت سازمان وباعث نشاط کاری می شود . ۱۰ عامل موثر برای کیفیت بخشی جلسات اداری از منابع معتبراستخراج وجهت افزایش آگاهی مدیران وکارکنان ادارات بشرح ذیل آمده است. باز آموزی دانش مدیران از طریق شرکت در کارگاه های مدیریتی وگذراندن دوره های ضمن خدمت از دیگر عواملی است که به کیفیت بخشی مدیریت جلسات وارتقاء بهره وری سازمان هاکمک می کند که پذیرش این مهم توسط بالاترین مقام اجرایی استان نوید بخش روزه های بهتر در شیوه مدیریت جلسات با کمک گرفتن از دانش روزخواهیم بود.

مهارت های موثر در جلسات اداری
۱-توجه به رعایت ادب و احترام متقابل.
گفتگوی بدون رعایت ادب و احترام نه تنها تأثیر مثبتی در پی نخواهد داشت بلکه غالباً بر مشکلات و تنش ها می افزاید. حرمت شکنی در نحوه صدا زدن یا در گونه نگاه کردن حالتی روانی را برای مخاطب پدید می آورد که سخنان گوینده را نمی پذیرد و آتش خشم و تنفر وی را در درون شعله ور می سازد حفظ حرمت و ادب حتی در جایی که طرف مقابل، پایبندی به نظر ما ندارد ضرورت داردو این نشان می دهد که در مواجهه با افراد مخالف نیز، گام نخست گفتگویی توأم با احترام است

۲- شایستگی سخن (معیارهای سخن شایسته)
الف) شنوایی و رسایی سخن    ب) سلامت و عفت کلام  سخن  ج) نرمی و ملایمت در عین قاطعیت شفافیت     سخن   د) استواری و سنجیدگی سخن

۳- توجه به اعتماد آفرینی
یکی از عوامل مهم ارتباط موثر و نفوذ در مخاطب کسب اعتماد او به گفتار و انگیزه گوینده است. میان افزایش عناصر اعتمادآفرین با افزایش پذیرش مخاطب رابطه مستقیمی وجود دارد.

عناصر اعتماد آفرین در روابط گفتاری عبارتند از الف)راستگویی ب)خیرخواهی ج)پرهیز از خودمحوری
۴- افزایس روحیه مشارکتی در جلسات
اتخاذ این شیوه (مشارکتی) اثر روانی خاصی بر مخاطب می نهد که او را از حالت تدافعی جبهه گیرانه خارج می کند و وی را به اندیشیدن وا می دارد و ثمره چنین برخوردی دوری از نگرشهای فردی است و باعث ایجاد حق پذیری فرد می گردد.
۵- رازداری در گفتار
افشاگری بی حد و مرز حتی در روابط نزدیک هم می تواند خطرناک باشد.
شیخ اجل سعدی شیرازی در گلستان می فرماید: سخن در نهان نباید گفت    که بر انجمن نشاید گفت
۶-  اولویت بندی درگفتار
گوینده بایستی موضوعاتی را به نوعی انتخاب کند و به گونه ای مطرح نماید که مفید و متناسب با فضای گفتگو باشد و بی تدبیری درا ین کار باعث بروز مشکل  وبی توجهی حاضرین خواهد شد

۷- مثبت نگری در گفتاروکردار

مثبت نگری علاوه بر تقویت بهداشت روانی فردی باعث ایجاد امید ونشاط وانگیزه در کارمی شود در مقابل منفی نگری باعث می شود عناصر مثبت را نیز منفی تفسیر کنیم که این از ویژگی های ناپسند انسان است واز دیدگاه قرآن کریم این خصلت از ویژگی های منافقین است.دقت دا شته باشیم منفی نگری بجزافزایش روحیه نا امیدی ویاس در افراد گروه وسازمان نتیجه دیگری بدنبال ندارد.
۸- استفاده ازهنر خوب گوش دادن
بر اساس نتایج پژوهش ها به طور متوسط ۴۵ درصد از زمان ارتباط ، صرف شنیدن می شود. میان شنیدن و گوش دادن تفاوت است. شنیدن برای توصیف آن بخش از فرآیندهای حسی به کار می رود که از طریق آن تحریک های شنیداری در سیستم شنوایی دریافت شده و به مغز ارسال می گردد ولی گوش دادن فعالیت روان شناختی پیچیده تری است که درک، تعبیر و تفسیر تجربه ای حسی را شامل می شود، توجه کامل به سخنان گوینده از آداب گوش دادن است.
مهارت گوش دادن پویا چند ویژگی دارد:
الف) فرصت سخن گفتن را با سئوالات واضح برای مخاطب خویش فراهم کنید.

 ب) با نگاه کردن به گوینده و حرکات چشم و ابرو و سر رضایت خود را از صحبت کردن به او نشان دهیم.
ج) با تکه کلامهای کوتاه مثل بله، صحیح، درست، همین طور است، جالب بود و … او را تشویق و همراهی نماییم.
د) در میان صحبتهای گوینده خلاصه ای از سخنان او را ارائه کنیم تا مطمئن شود سخنان او را فهمیده ایم یا خیر؟
۹- استفاده از نشانه های غیرکلامی در ارتباطات وسخنرانی ها
بر اساس پاره ای از بررسی ها بیش از نیمی از مکالمات رودرروی ما غیرکلامی است و زبان اشاره و ایما پیش از آن که سخن بگوییم احساسات و نگرشهای ما را باز می گوید؛ حالت چهره، تماس چشمی، چگونگی صدا زدن و قیافه بدنی هر کدام پیایم را برای مخاطب تداعی می کنند و در این میان حالات چهره از نشانه های غیرکلامی دیگر موثرتر است.پس از ارتباطات غیر کلامی بیشتر استفاده کنیم.

۱۰- توجه به سطح فهم و نیاز مخاطب هنگام سخن گفتن
گوینده بایستی با در نظر گرفتن سن ، پایگاه اجتماعی و سطح خرد و دانش مخاطب طوری سخن گوید که هم قابل فهم باشد و هم با ایجاد همسطحی و همسانی بین خود و مخاطب و موجب تأثیرگذاری در وی و کسب حمایت و همکاری او گردد.                      

 

دکتر علی محمدی
دکتر علی محمدی
توفیق تولد درشهرمقدس قم همزمان با تحولات سیاسی اجتماعی دهه چهل شمسی وبعد از آن اوج گیری مبارزات نهضت امام خمینی خوا سته یا ناخواسته ما را به جریات مبارزات سیاسی واجتماعی خاص اون روز ها متصل کرد. شاید باور این موضوع سخت واغراق آمیز باشد اما در سن یازده سالگی یادم هست با ترک تحصیل به جریان مبارزه با شاه ملحق شدیم وبا بزرگان آن نهضت، روز ها وهفته ها خارج از منزل شب وروزدر مبارزه فیزیکی با کماندو های شاهنشاهی بودیم،به طوریکه کاملا ما را شناسایی و دستگیر ومورد ضرب وشتم جدی قرار دادند. واز ما تعهد گرفتند که دیگر به خیابان ها نرویم ولی با اعلام حکومت نظامی باز تما م شب ها را در خیابان های آذر وچهار مردن لاستیک آتش می زدیم ومانع عبور ومرور ماشین های گارد می شدیم. به هر حال گذشت وجنگ هم رسید وما باز یه سهم کوچکی با حضور های متعد همزمان با تحصیل در جبهه ها توفیق سرباز شهید زین الدین داشتتند را پیدا کردم که چیز ها ی زیادی از این فرمانده 24 ساله در قول وعمل آموختم که بعد ها حتی در تحصیلات عالی رشته مدیریت هم نمونه های آن درس ها را ندیدم (روحش برای همیشه شاد) کار کردن در محیط های مختلف وسازمان های گوناگون برای من تجارب ارزشمندی رقم زد که امروز آن تجارب رابرای خدمت به جامعه وجوانان بکار می گیرم کار در سطوح مختلف اداری صف وستاد ، استان ووزارتخانه های آموزش وپرورش ، سازمان تربیت بدنی،هلال احمرکشوربخشی از جاهای است که من توفیق خدمت در سطوح کارشناسی ومدیریت میانی را داشته ام.سفر به اقصی نقاط کشور عزیزم ایران وآشنایی با فرهنگ وآدای روسوم مردم وقوم های مختلف هم از افتخارات دیگر این جانب می باشد که بسیار لذت بخش وتجربه آموز است. درحا ل حاضر مدرس دانشگاه هستم ودر بخش خصوصی آموزشی با ایجاد موسسه آموزش از راه دور برای کمک به رشد تحصیلی بازماندگان از تحصیل خدماتی ارائه می شود. فعالیت های علمی،پژوهشی وروزنامه نگاری بعنوان مدیر مسوول نشریه نشاط وزندگی از دیگر فعالیت های حال حاضر بنده است. ضمن اینکه مسائل قم را بطور ویژه مطالعه می کنم ومقالاتی را در نشریات محلی مثل روزنامه شاخه سبز به چاپ می رسانم. از خداوند منان توفیق خدمت به جامعه اسلامی را برای خود وهمه دوستاران ایران سر افراز خواستارم.یا علی مدد

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *